如何进行会议译前准备

Boydogs · 发表于 2017-5-29 23:28:37

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凡事预则立，不预则废，口译亦然。好的口译，从准备开始。前期准备做的越充分，会场上的压力越小，翻译起来越轻松。在这里与各位学口译的小伙伴分享一下自己会前准备的经验。我的译前准备，一般会有三个阶段，即无会议资料准备、有会议资料准备和临场准备阶段。

接受口译任务后，可询问翻译公司或客户会议的具体形式、什么时间可以拿到会议资料。各类会议的材料包括但不限于：

1、会议及活动安排（包括但不限于中、外文会议名称、日程表、发言人名单、活动概况介绍、主办方及承办方介绍、发言稿或PPT等）

2、如果是学术类论坛，可以索取本次会议的论文集、发言人PPT、会议日程、论文摘要、发言人背景、科研成果介绍等）

3、如果是有政府领导人参加的重大活动和论坛，索取与会领导和嘉宾名单（附职务和机构名称）、领导人发言稿等。

4、如果是企业的大型对外活动，如产品上市和发布活动、产品和品牌推介、企业奠基、竣工、投产及开业活动等，可索取企业简介、产品信息、品牌介绍、主持人串词等内容。

5、如果是媒体访谈，可索取媒体Q&A参考、媒体沟通手册、受访嘉宾信息等。

6、如果是培训，可索取培训讲义、授课PPT、培训方和受训方简介等。

7、如果是商务或合同谈判，可索取项目背景介绍、谈判要点、谈判方介绍、合同和协议草案（如有可能）。

刚确定口译任务时，通常没有具体的会议材料。进入会议准备的第一阶段，无会议资料准备阶段。无会议资料，分两类。一是为有会议日程、但无具体材料。二是既无日程、也无任何具体材料。对于第一类情况，可以根据会议日程上所列的会议主题和发言嘉宾进行进一步的搜索，进行知识储备，搜索内容包括但不限于发言人过往发言的音视频、相似主题的会议的音视频、与主题相关的观点和报道等。

对于第二类情况，没有任何具体会议信息，不意味着无法准备，也不意味着乱准备，而是要按照一定的方式和线索进行预测性的准备。

口译任务从准备开始，口译准备从搜索开始。以某零售业论坛为例。会议召开前一个月，该口译任务得以确认，经询问翻译公司后，得知现阶段无法拿到任何会议资料，具体的日程也没有，仅仅知道此次会议的主题为零售业，会议时间为某日下午在某酒店举行。

首先，可用会议时间、地点和主题等线索，在Google和百度上进行具体会议信息的模糊搜索。比如在Google里输入“9月25日，XX酒店，深圳，零售业论坛”，有可能搜到该会议的具体名称甚至官方网站。很多国际会议和展会都有官方网站，网站里列有会议的相关信息，如日程、发言嘉宾介绍、会议主题、业界新闻、会议动态、展商手册等。然后你可以按照日程上所列的会议主题和发言嘉宾再进行进一步的搜索。

如果是连续举办的会议，某些官网可能有往届会议的链接、会议总结、声明报告等资料，从而提供重要的背景信息。

如果没有搜到具体会议名称和网站，也非无迹可寻。可以用发散思维去搜索与会议主题相关的材料。仍以该零售业论坛为例，由于会议规模较小，没有专门的网站，经过上述步骤的模糊搜索后，也没有找到具体日程。此时要发挥联想能力，推测有可能讨论的议题，从而缩小自己的准备范围。如，零售业论坛，可以搜索“零售业发展趋势、xxx年零售业发展报告、深圳零售业发展、超市发展业态、购物中心特点等、移动互联与零售业、零售业品牌”等中英文词汇，获取相关的资料。此外，如果自己对此行业很少接触，背景非常缺乏，可以在Google或百度上搜索“零售业论坛日程”，参考其他会议的议题，然后在这些议题基础上进行中英文搜索，在Google或百度上将关键词加引号、加上文本类型后缀（PDF/PPT/TXT）或中英文关键词混搭，寻找相关文档和报道。此外，也可借助维基百科、中国知网等进行平行文本的检索，储备知识。

搜索资料，不在多，贵在精。可以选取一些典型和权威的资料，如国际咨询公司、某些专业研究机构发布的报告等，进行通读，并选取部分章节进行视译，这样充分了解行业背景知识，同时熟悉行业术语。很多时候，会议资料在开会前两三天才会拿到，甚至是几百页的大部头，留给你看会议资料的时间是少之又少。如果无会议资料阶段准备的好，提前预热，后续拿到会议资料后，也容易迅速上手，提高阅读资料的效率。

2 Z% O' G/ N' D: D第二阶段，有会议材料准备阶段。会议材料，越早拿到，越有利于后续的准备。自己不要等着别人给材料，最好主动的去索要资料，提醒翻译公司或客户方尽早发出会议材料。尤其是在会议开始前一周，如果资料还不到位，一定要主动出击。对于翻译公司的任务，如果翻译公司迟迟不能发出资料，可以向翻译公司索取客户方联系方式，直接向客户方咨询、索取资料。

拿到材料后，先检查和整理材料。首先，如果有日程表，可以按照日程表的内容，检查是否各个发言人的材料是否全部到位，并在日程表中highlight出无资料的item，以便后续索要和补充。可以按照发言顺序，对各个材料进行编号，此外，可以标注版本号或收到材料日期，以便后续有更细资料后进行代替。

如果是同传任务，资料较多的情况下，比如学术会议，技术性强，经常有N篇论文，阅读量巨大。可以将文件按相关顺序编号和分类，然后与搭档分工准备，你准备1、3、5,他准备2、4、6，大幅提高会前准备效率。

在看材料的时候，把专业名词、名称、理解难点、讲话人观点等信息，在原文上用颜色highlight出来，或在旁边直接写上译文。

对于word发言稿，在时间许可的情况下，尽量做一遍视译。视译的时候，最好找一到两个人作听众，读给他们听，请他们听完后给你反馈。对于PPT文件，可以顺着PPT的逻辑，大胆猜测发言人的意图，然后从发言人的角度，对PPT进行视译。视译，把东西读出来，口眼并用，可以将相关的专业术语激活，加深印象。

除了通读会议资料外，需要建立和完善词汇表。建立词汇表，可以从无资料准备阶段开始，在网络查阅、平行文本阅读、文档阅读的过程中建立词汇表。拿到会议资料后，可以在前期整理的基础上，进一步完善。整理词汇的时候，除了专业术语和行业通用说法外，还需要将特定名称（姓名、机构、职务、称呼等）及特定缩写也包括在内。词汇表最好用Excel建立，并按照一定的顺序进行排列，方便查阅。除了词汇外，可在词汇表标注出处，如文件名、原文页码等。此外，也可将发言人和发言时间列入，方便分时段准备，提高效率。此外，对于反复出现的词汇，可以重点关注，highlight出来。如下表：

中文英文缩写发言人发言时间文件编号文件名原文页码

如果是同传会议，可分头准备，并将自己的词汇表提前与搭档共享，然后进行合并。

如果在会前一两天才拿到会议资料，而且资料量非常大，准备时间非常仓促。可以针对性的对材料进行优先阅读，以下个人建议，仅供参考：

1、如果是企业的大型对外活动，可以重点阅读企业发展简介、活动简介、主持人串词和领导发言搞。

2、如果是与产品相关的活动，如产品发布和推介，可以重点去阅读产品特性和亮点、产品相对竞争对手的优势、目标消费群体等。

3、如果是媒体访谈类，可以根据受访者的身份进行重点阅读和准备。如果提前知道了自己的口译服务对象，可以去根据他的身份重点的准备材料。比如，如果是企业的总裁、副总裁等高层，一般记者提问的方向会侧重于企业和品牌的战略层面，如企业发展规划、产品规划、销售、品牌策略等。如果是技术总监或者设计师，一般会问到技术走向、设计灵感、产品特点和优势、目标消费群体等相对泛泛的专业性问题

4、如果是学术性会议，手上拿到的资料是学术论文，重点阅读其工作原理和核心观点部分。如果没有时间看论文，重点阅读论文摘要、论文开篇、论文背景和结论部分。

5、如果是技术培训，可以重点查阅技术原理和操作程序部分。

6、如果是供应商、经销商等商务培训，可以重点的阅读有关业务流程的资料。

7、如果是项目或城市推介，可以重点的阅读项目特点、优势和业务模式等内容，城市的优势、产业政策、优惠政策等方面。

8、如果是企业年会、季度会等业务沟通会，可以重点关注销售数据、业绩指标、商务政策、产品规划等方面内容。

9、如果是商务或合同谈判，在拿到合同草案的情况下，重点阅读谈判方有利益冲突的内容，如费用、人员、产权、索赔、项目期限等商务条款。

此外，可以按照发言顺序进行阅读。把最先发言的人的材料，进行通读，尽量熟悉，确保开门红。一个流畅的开场翻译，为听众带来良好的印象，有效的降低现场的压力。资料实在是看不完，可以把后面的部分放到会场去看，在搭档翻译的时候，快速的扫资料。

除了阅读文本资料外，可以去找几段发言人的过往音频和视频，熟悉口音和发言风格，进行模拟翻译。如果是没有该发言人的音频和视频，可以找相似议题的发言。如果是交传，建议找几段相关的发言，做笔记，然后口译，对某些专用说法设计笔记符号。如果没有视频和音频，也可以边阅读材料，边设计笔记符号。

第三阶段，临场准备阶段。翻译公司将客户联系人信息提供给你后，在会前一到两天，自己主动和客户联系，确认到场时间、着装要求等。

另外，在会前一天，我一般会找两篇资料，再视译一遍，找一下“说”的感觉。

切记随身携带一个U盘，以便随时在现场拷资料。到会场后，可去签到处领取会议日程等资料，然后找到同传箱或者翻译位。此外，最好拿到自己的会议证件，方便在会场活动。

如果是交替传译，确认是站立口译还是坐着口译，确认口译员的站立位置或座位，如果座位安排的不理想，比如太远，可以与客户进行沟通。

如果有资料缺失，到场后，可向客户询问，请其提供。对于不确定的用法和说法，可以在会前向客户咨询。如果客户没有安排briefing，可以在不影响会议安排的情况下，自己找到发言人进行短暂沟通，了解其发言内容和要点。此外，如果是交替传译，可以与发言人沟通一下，了解其发言的停顿节奏。如果是带稿同传，可以事先询问客户：“如果发言人不按稿件读，我是照稿子读，还是根据现场，随机应变？”如果现场活动为双语住持，询问客户主持词是否需要翻译。

如果是交传会议，另外一方也带有翻译，可以与对方译员进行沟通，协调工作方式，是分时间段来翻译，还是按语种进行单语翻译。如果是同传会议，在会议开始前，同样需要与搭档协调工作方式，谁先开始翻译、多长时间进行切换、切换时的手势及信号等。

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